辦會有講究,先學好這三點,絕對受用終身

 

在職場工作的人想必都有籌備會議的經歷,從下通知到做桌簽,從文件撰寫印發到會后信息總結上報,每一個環節都不能松懈。

下面撈些辦會的干貨與大家分享一二。

辦會有講究,先學好這三點,絕對受用終身

會前把領導交辦的和自己所負責的所有工作認真梳理一遍,在本上列條,每完成一件打對勾標識,反復認真核對。

會前靜下心來,在腦中像演電影一樣過一遍,每一個環節先怎么做,后怎么做,具體到幾點幾分自己應該出現在會場的那個點上都要做到“歷歷在目”。

比如自己有一次在“過電影”時想到會議進行到此時,主要領導剛好結束半個小時的講話,會感到比較口渴,應該此時給領導續上茶水。

為減少會場上不必要的走動,會前應該把盛滿熱水的水壺放置在自己觸手可及的地方,利用好會議間歇(領導講話之后,下一個議題開始之前)給領導續好水,這樣既不會打亂會場節奏,又不會顯得突兀。

辦會有講究,先學好這三點,絕對受用終身

許多會務組人員會前籌備嚴謹細致,可一旦會議真正開起來就覺得任務完成一大半了,容易放松警惕,松懈下來。

但我認為越是開會進行時越應該保持高度警惕,以時刻準備著的姿態觀察整個會場的狀況,就像心中緊緊得拉著一根弦一樣。

記得有一次,自己所參與組織的會議進行到一半時,主席臺上的一位領導環視整個會場,像是在找尋什么而無果的樣子。

當時自己敏銳地捕捉到了這一情況,與領導眼神交匯后,領導示意我文件出現差錯,我迅速與材料組聯系將文件及時進行了調整對換。

辦會有講究,先學好這三點,絕對受用終身

開會期間,我們會務組人員要做到包不離身,這個包好比“哆啦A夢的口袋”,是個“百寶箱”:

里面要備足筆(鋼筆、簽字筆、鉛筆)、紙巾(干、濕)、錄音筆、U盤、大信封、曲別針、皮筋等常備辦公日用品,以防突發應急時能迅速排上用場。

一次重要會議現場,主要領導在實地察看完幾個事前定好的地點后,沒有按照原定路線返回,而是要求就近走訪了解情況,這時原來的錄音筆沒電了,接下來的情景可想而知,提前準備的百寶箱拯救了措手不及的秘書。

辦會有講究,先學好這三點,絕對受用終身

做會場上的有心人就是要站好崗位、沉下心來去琢磨、去領會每個環節自己能做點什么、學點什么、干點什么,把自己這個 “螺絲釘”一錘子接著一錘子地釘好、釘實。

 

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