怎么做會議會務活動?會議會務標準服務流程

要做好每一個項目,都必須先有整體的策劃方案和執行方案,策劃方案主要把控整體大的框架流程,執行方案細分每一項環節,將各環節一一打通,那么項目至少較為順利的完成。營銷策劃領域很寬,活動的形式不一樣,活動執行項也是存在差異的。今天就給大家分享會議會務應該怎么做,供大家學習參考。

怎么做會議會務活動?會議會務標準服務流程

1、明確活動背景、目的。

2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量。

3、組織會務工作小組,確定會務組領導及成員,制定會議準備工作部署。

4、根據確定的會議議程,制定會議預算,申請專項會務費用。

5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況,安全應急預案情況,形成會務指南樣稿,經會議小組領導確認后開始印刷。

6、發布會議通知,包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員。

7、確認發言人,選擇標準:有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事。

8、根據時間進行預演,防止時間不夠和提前結束的現象。

9、活動前期宣傳。

10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容,經會議小組領導確認后,開始制作橫幅、參會證、桌簽等。

11、檢查各項宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會證。

12、參會人員房間安排、餐飲安排。

13、提前安排人員到達會議現場,安排會議室、住宿、餐飲事宜。

14、檢查各項會務資料到位情況,包括匯報材料、會務指南等。

15、檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協調好地點、酒水。

16、確定進場時間、搭建內容。

17、提前一天與主持人溝通,進行現場彩排與準備。

18、組織布置會議室,并確定室內各項設備到位情況,包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備。

19、全面檢查各項工作落實情況,安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員,統一著裝。

20、確定參會人員到會議所在地具體時間,做好分組。

21、專人舉牌迎接來賓,引領至接待區集中,同時段來賓集合完畢,引領上車。至酒店,引導到接待臺簽到。

22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接,做好參會簽到,人員到位后發放房卡、資料袋,包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示(注意事項提醒、用餐及活動提醒)。

23、VIP接待:專人專車全程陪同,專車送達酒店,引至貴賓區休息,代辦手續,送至房間。開會時由高級別的領導親自陪同,指引坐在前排。

24、選好合影位置。

25、回程票務協調。

26、送賓流程:在酒店大堂定時定班, 專人領隊,專人跟車。

27、會議結束后,回收自帶物品、整理會議紀要,發布會議成果,總結會議組織經驗教訓。

以上流程是一個標準的大型會務會議流程,實際運用中,可根據會務會議的大小進行調整。結語,不管做哪種類型的活動,都必須要有一個詳細活動方案與流程,根據方案進行執行細分,細分越清晰,活動執行更成功。


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